Centrale telefoniczne

Wstęp i trochę historii

Pierwsza ręczna centrala telefoniczna została uruchomiona w 1878 roku w USA. Pozwalała na jednoczesne prowadzenie zaledwie dwóch rozmów. Był to jednak przełomowy moment, który zapoczątkował erę szybkiej i zorganizowanej komunikacji na odległość. Późniejsze wynalazki, takie jak automatyczne centrale elektromagnetyczne czy cyfrowe, zrewolucjonizowały sposób, w jaki się komunikujemy.

Dziś centrale telefoniczne to zaawansowane cyfrowe urządzenia, które nie tylko łączą rozmowy, ale także integrują się z systemami zarządzania firmą.

Centrale telefoniczne - czyli "komu to potrzebne?"

Czy wiesz, że dobrze zaprojektowany system komunikacji może zmienić sposób funkcjonowania Twojej firmy, szkoły, przychodni czy urzędu?

Centrale telefoniczne często zwane już serwerami telekomunikacyjnymi – to serce efektywnej komunikacji, która działa na wielu poziomach. Początek działalności naszej firmy, był ściśle związany z montażem central telefonicznych. Od 1989 roku specjalizujemy się w projektowaniu, instalacji i serwisie systemów i sieci telefonicznych. Co więcej, wiele z naszych instalacji wciąż działa, świadcząc o ich niezawodności, ale także o... potrzebie ich użycia.

Jakie korzyści daje Ci centrala? Już wyjaśniam!

Więcej niż tylko rozmowy – jak działa centrala telefoniczna?

Centrale telefoniczne, czy to tradycyjne, czy nowoczesne rozwiązania IP (VoIP), t centra dowodzenia komunikacją. Dzięki nim każdy dzwoniący klient, pacjent czy interesant może szybko uzyskać niezbędne informacje. Nie trzeba przekazywać telefonu z ręki do ręki – to centrala automatycznie łączy rozmowy na odpowiednie numery wewnętrzne lub zewnętrzne.

Co więcej, nowoczesne systemy DECT umożliwiają korzystanie z bezprzewodowych telefonów, które doskonale sprawdzają się w dynamicznych środowiskach – na przykład w zakładach przemysłowych czy w szkołach, gdzie pracownicy często są w ruchu.  Można powiedzieć, że DECT to taka prywatna sieć komórkowa, ponieważ technologia opiera się na systemie anten. Na tym jednak podobieństwa się kończą.

Po co mi centrala telefoniczna, przecież mamy komórki?

Przez lata naszej działalności często spotykałem się z tym argumentem. Telefony komórkowe to świetna sprawa, ale nie zastąpią w pełni centrali telefonicznej lub serwera. 

Dlaczego? Wyobraźmy sobie sytuację w hurtowni, gdzie pracownicy korzystają z jednego lub kilku telefonów komórkowych. Kiedy klient dzwoni, połączenie trafia do przypadkowego handlowca, który zazwyczaj nie jest osobą kompetentną do rozwiązania problemu klienta. W takiej sytuacji handlowiec biega z telefonem po firmie, próbując znaleźć odpowiedniego pracownika.

Klient w tym czasie słyszy nie tylko rozmowy i szum w tle, ale często także informacje, które nie powinny trafić do jego uszu.

Taki chaos jest nieprofesjonalny i frustrujący, co może skutkować rozłączeniem rozmowy, kolejnymi próbami kontaktu lub... telefonem do konkurencji, która lepiej dba o obsługę klienta.

Warto też zauważyć, że w przypadku, komórek kontakt z klientem jest zależny od zasięgu operatora GSM i naładowania baterii w smartfonie itd itp.

Tutaj centrala robi różnicę.

Przecież dany klient może  zostać skierowany automatycznie do swojego handlowca, lub grupy handlowców. Połączenia mogą trafiać na grupę wielu telefonów, a w przypadku zajętości wszystkich handlowców, klient usłyszy odpowiedni komunikat. Ponadto ruch telefoniczny może być tak kierowany, aby równomiernie obciążać handlowców, dając im także czas na wykonanie innych zadań.

Najczęściej stosowaną funkcją central telefonicznych jest tzw. przekierowanie połączeń. Dzięki tej funkcji pracownik, wychodząc ze swojego stanowiska lub uczestnicząc w spotkaniu, może za pomocą jednego przycisku przekierować wszystkie przychodzące rozmowy do zastępującej go osoby lub wybranej grupy. W efekcie połączenie trafia do osoby, która może zająć się klientem i dostarczyć potrzebne informacje.

• Obsługa klienta na poziomie premium – gdy klient dzwoni do Twojej firmy, nie chce tracić czasu. IVR (automatyczny system zapowiedzi głosowych) w centralach poprowadzi go krok po kroku, aż trafi do odpowiedniego działu.

• Jeden numer, wiele możliwości – centrala pozwala na przypisanie jednego numeru głównego dla całej firmy lub instytucji. Niezależnie od tego, czy dzwoni się do działu sprzedaży, księgowości czy serwisu, zawsze wygląda to profesjonalnie. Połączenia mogą wtedy trafiać równomiernie do dedykowanych osób, których zadaniem jest obsługa klienta..

• Ekonomia i zarządzanie kosztami – Po pierwsze: rozmowy wewnętrzne są oczywiście darmowe (to częste pytanie naszych klientów) . Ponadto do centrali można podłączyć pracowników zdalnych z całego świata. Klient próbujący się skontaktować nie musi znać kilku numerów telefonu, wystarczy jeden dzięki usłudze zwanej "One Number Service"

Przykłady zastosowania central telefonicznych

1. Biura i urzędy – profesjonalny wizerunek i szybkie przekierowywanie rozmów między działami. Klient czuje, że rozmawia z dobrze zorganizowaną firmą.
2. Szkoły – możliwość szybkiego kierowania połączęń do administracji, nauczycieli lub wprost do sekretariatu. Zdarza się, że centrala telefoniczna steruje dzwonkiem szkolnym. Tutaj także może sprawdzić się system DECT.  Często też integrujemy domofon z systemem telefonicznym w szkołach.
3. Zakłady przemysłowe i biura – Najczęstszy przypadek to: telefony systemowe w biurach i telefony bezprzewodowe DECT  na halach produkcyjnych. Takie systemy stosujemy w  rozległych obszarach zapewniając klientom ciągłość komunikacji między zespołami.
4. Placówki medyczne – centrala łączy pacjenta z rejestracją, lekarzem czy administracją w szybki i intuicyjny sposób. Bardzo często stosowane jest kolejkowanie rozmów (rejestracja pacjentów)

Integracja centrali telefonicznej z systemem obsługi pacjenta – jak to działa?

1. Identyfikacja pacjenta po numerze telefonu
   Kiedy pacjent dzwoni do przychodni, centrala telefoniczna automatycznie przekazuje jego numer telefonu do systemu obsługi pacjenta. System rozpoznaje dzwoniącego i wyświetla rejestratorowi informacje, takie jak:
   • Imię i nazwisko pacjenta,
   • Daty ostatnich i planowanych wizyt,
   • Informacje o zaległych płatnościach lub brakujących dokumentach.
   Dzięki temu osoba rejestrująca już przed nawiązaniem rozmowy wie, z kim rozmawia i może udzielić precyzyjnych informacji bez zbędnego szukania w systemie.
2. Szybkie umawianie wizyt
   Podczas rozmowy rejestracja może w czasie rzeczywistym otworzyć kartę pacjenta i zaplanować wizytę, dobierając odpowiedni termin i lekarza. System podpowiada dostępne godziny, uwzględniając preferencje pacjenta i grafik lekarzy.
3. Przypomnienia SMS lub e-mail
   Integracja centrali z systemem obsługi pozwala na automatyczne wysyłanie przypomnień o wizytach. Po zakończeniu rozmowy pacjent może otrzymać SMS z potwierdzeniem terminu oraz dodatkowe przypomnienie dzień przed wizytą.
4. Nagrywanie i archiwizacja rozmów
   W przypadku rozwiązywania sporów lub reklamacji system pozwala na odsłuchanie nagranych rozmów. To szczególnie przydatne w placówkach medycznych, gdzie dokładność przekazywanych informacji jest kluczowa.
5. Obsługa zgłoszeń w kolejności priorytetów
   Połączenia od pacjentów z pilnymi sprawami (np. nagłe potrzeby medyczne) mogą być automatycznie oznaczane i kierowane do rejestratora jako priorytetowe, co skraca czas oczekiwania.

• Dla pacjenta: Krótszy czas obsługi, lepsze dopasowanie usług, wyższa jakość komunikacji.
• Dla placówki: Oszczędność czasu personelu, zmniejszenie liczby nieodwołanych wizyt dzięki przypomnieniom, lepszy przepływ informacji. 

Nasze wdrożenie dla przemysłu – fabryka w Polkowicach

W jednej z fabryk w Polkowicach wdrożyliśmy kompletny system telekomunikacyjny oparty na technologii DECT. Instalacja objęła serwer telefoniczny UNIFY oraz prawie 300 telefonów bezprzewodowych, obsługujących pracowników na kilku halach produkcyjnych, w magazynach i biurach.  System zapewnia płynną i stabilną komunikację na całym terenie zakładu – również w trudnych warunkach, gdzie standardowe rozwiązania GSM zawodzą.

Dzięki dobrze zaprojektowanej infrastrukturze anten, DECT radzi sobie tam, gdzie sygnał komórkowy zanika.

Oferowane przez nas telefony są odporne na kurz, wodę i wstrząsy, co czyni je idealnym rozwiązaniem do pracy w strefach przemysłowych. Dodatkowo, w przypadku pracowników działów utrzymania ruchu, system może pełnić także funkcję alarmową – np. automatycznie powiadamiać odpowiednie osoby o upadku pracownika lub braku ruchu przez określony czas. To nie tylko narzędzie komunikacji, ale również element zwiększający bezpieczeństwo pracy.

Systemy przyzowowe w szpitalach i domach opieki – komunikacja i bezpieczeństwo w jednym systemie

Systemy DECT to dziś nieodłączny element nowoczesnych placówek medycznych, takich jak szpitale, domy opieki czy kliniki rehabilitacyjne.  Nowoczesne telefony DECT klasy medycznej, takie jak urządzenia marki Ascom, oferują nie tylko połączenia głosowe, ale również przyciski alarmowe, czujniki upadku, a nawet lokalizację wewnątrz budynku – co przekłada się na natychmiastową reakcję personelu w sytuacjach zagrożenia.

Przykładem skutecznego wdrożenia takiego systemu jest instalacja, którą zrealizowaliśmy we Wrocławiu, w domach opieki dla  kilkuset pensjonariuszy.  Dzięki systemowi przyzowowemu ASCOM,  komunikacja jest płynna, a bezpieczeństwo i komfort mieszkańców – znacznie wyższe.

Personel może bardzo szybko reagować na wezwanie pacjenta i podjąć odpowiednie działania, a każde wezwanie jest rejestrowane

Telefony systemowe - co to jest ? 

 

Telefony systemowe to zaawansowane urządzenia zaprojektowane do pracy w środowiskach biurowych, które integrują się z centralami telefonicznymi, oferując wygodny dostęp do funkcji takch jak np. jak przekierowania, konferencje czy książki kontaktów. Dzięki dedykowanym przyciskom i możliwościom konfiguracji ułatwiają codzienną komunikację i obsługę połączeń w firmach, urzędach, hotelach i instytucjach. Przeważnie telefony systemowe są dedykowane do pracy z daną centralą telefoniczną lub serwerem. Najczęściej telefon systemowy jest obecnie telefonem VoiP  - co dało mu szereg kolejnych możliwości wpływających na efektywną pracę.

W dobie wszechobecnych smartfonów telefony systemowe mogą wydawać się rozwiązaniem z innej epoki. Jednak w rzeczywistości są niezastąpionym narzędziem w środowiskach, gdzie kluczowa jest profesjonalna, niezawodna i efektywna komunikacja. Dlaczego? Oto kilka kluczowych powodów.

Funkcjonalność zaprojektowana dla biznesu

Telefony systemowe zostały stworzone z myślą o pracy w biurach, szkołach, urzędach czy np. przychodniach. Posiadają dedykowane przyciski i funkcje, które upraszczają codzienne zadania:

• Szybkie wybieranie numerów  – jedno naciścnięcie i połączenie jest nawiązane. Idealne dla recepcji czy działu sprzedaży, gdzie czas ma kluczowe znaczenie.
• Sygnalizacja zajętości - dzięki podświetlanym przyciskom (BLF)
• Funkcja HOLD z muzyką – klient czeka w komfortowych warunkach, zamiast słuchać ciszy lub przypadkowych odgłosów otoczenia.
• Konferencje telefoniczne – łatwe łączenie wielu osób w jednym połączeniu bez potrzeby korzystania z dodatkowych aplikacji.

Jakość dźwięku i stabilność pracy

Telefony systemowe oferują przeważnie wyższą jakość dźwięku w porównaniu do smartfonów, szczególnie w środowiskach przemysłowych, gdzie występuje dużo zakłóceń. Dodatkowo:

• Gwarantują pełną integrację i wygodny dostęp do funkcji centrali telefonicznych
• Połączenia są realizowane przez wewnętrzne sieci VoIP lub tradycyjne linie telefoniczne, co zapewnia stabilność i brak przerywających rozmów.
• Smartfony są bardziej podatne na zakłócenia sygnału czy problemy z zasięgiem, szczególnie w budynkach o grubych ścianach lub w miejscach o dużym natężeniu ruchu sieciowego. Telefon systemowy nie jest zależny od pojemności swojej baterii, bo przeważnie jest ... przewodowy 😊
• Brak przypadkowych odgłosów otoczenia, które zdarzają się podczas rozmów przez smartfony, takich jak hałas uliczny czy rozmowy innych osób w tle, wzmacnia wrażenie profesjonalizmu.